做海外仓的小智 · 2025年10月27日根据我们仓库用下来的经验，1个好的海外仓软件应该有以下几个特点：
1.能降本增效
降本增效说起来比较泛，其实就是功能能够适配业务，提高仓库的作业效率，那哪些功能可以提高效率呢?其实说起来也挺复杂，我就以我们仓库一件代发业务的流程给大家拆解一下：
业务背景：仓库目前是只做海外仓一件代发，不包头程，所以仓库的一件代发主要还是处理备货入库上架，客户店铺出单再帮忙代发出库，涉及到的一部分业务流程如下（单个客户）：
1）备货入库
客户备货→跨境物流→到仓→仓库核验上架→增加库存→同步库存信息给客户
在这个流程中，我们仓库需要做的是，客户备货前的商品审核，备货单同步到我们、商品到仓核对备货单、扫描、状态同步、分拣上架、同步库存数据。
①使用智能海外仓WMS前：
看着好像步骤不多，但是实际上，在我们没有用TOPWMS海外仓管理系统前，我们采用传统的WMS管理系统，在这些环节就踩了不少低效坑。
比如客户备货单同步，传统的WMS也没有上传或者推送的入口，客户智能Excel表格把备货信息发给我们，表格形式还不统一，有的客户把SKU写在A列，有的写在C列，还有漏填商品信息的，我们得安排人逐个核对，调整，每天都得花不少时间，遇到旺季备货的时候，录入延迟还容易导致货混在一起，录入还有可能录错，导致后续到仓核对的时候数据又出现问题。
到了分拣上架环节，更麻烦，传统WMS不会推荐货位，全靠老员工记哪个客户的货放哪片区域，新员工来了要学半个月才能熟悉货位，而且有时候为了图方便，员工会把货随便放在有空位的地方，下次找货的时候要翻遍半个仓库，上架效率慢不说，还为后续出库埋了找货难、找错货的隐患。
还有库存信息和状态同步给客户，传统WMS要等上架完再导出数据，发给客户确认，整个流程下来客户得好几天才知道货到没到、上没上架、能正常售卖的商品有多少。
②使用海外仓WMS后：
直到换了 TOPWMS 之后，这些问题才彻底解决。比如客户备货环节，系统有配套的OMS，可以直接推送备货单到我们仓库，统一格式，减少了核对、修正再录入的流程。
货一到仓，员工扫描后可同步状态给客户，客户就知道商品到仓了，核对数量的时候也是扫描核验就可以快速知道实际到仓和预报备货之间的数字差异。
后续分拣上架时，系统会根据预设的仓位推荐规则，结合PDA引导上架，上架效率提高不说，还不容易将A货主的商品混到B货主的商品中。
最关键的是库存同步，扫码上架，系统就会快速更新库存，客户在自己的后台能看到，不用我们再手动发报表，沟通成本省了一大半。
2）订单出库
客户店铺出单→推单到仓库→仓库接收/导入订单→仓库分析订单→分配拣货任务→拣货员拣货打包→快递员揽收→物流信息同步至客户→减库存→同步库存信息给客户
在订单出库环节，也是一个订单信息同步的问题，没有TOPWMS前是需要客户导出、邮件或微信接收、我们再导入系统，有系统就可以省略这部分的操作。
库存信息同步、仓位推荐这个环节和备货入库是差不多的，感觉差距比较大的在于，传统的WMS是没有接入跨境电商平台，我们很难去判断物流、订单的剩发时间，即便是WMS有波次拣货策略，但是因为不能对应到客户、物流、平台、剩发时间，其实对仓库的实际操作还是比较有限 的。
不过有TOPWMS后，因为是专业的海外仓WMS，对接了跨境电商平台，可以筛选到客户、筛选到物流渠道，还能根据剩发时间、客户、平台等条件来生成波次，有效减少订单分析时间，波次生成时就能下发拣货任务到拣货员，提升拣货效率。
出库打包核验也是通过扫码枪就能很快核对清楚的，效率比之前要提升70%，这些客户也都能看到。
3）财务统计
这点不知道其它友商有没有同感，我们之前其实相当于是业务和费用分开的，如果不能直接根据实际操作量实时统计费用，那么，每次到对账日其实都很麻烦，也很容易出错，客户也会有意见。
但是用了像TOPWMS这样的海外仓系统后，其实是会有很大的变化，在财务这块，我们提前在TOPWMS为不同的客户设置好不同的计费规则，系统就能根据客户商品对应的操作计费，不仅能保证计费不出错，客户也能及时查看账单，省沟通成本也省人力。
2.有对接不同API的能力
这点也是我们在后面的实践中得出的经验，因为有的客户用的是自研的ERP，也有客户用的是像妙手ERP、EasyBoss这种，如果仓库没有对接能力，其实是会流失掉一部分大客户的（基本都会用到ERP），我们以前用的仓库WMS就没有对接能力，后来改成TOPWMS也有这一部分原因。
3.不断迭代功能
仓库业务不是一成不变的，软件要是“停更”，早晚会跟不上需求。之前的传统WMS，买了之后就没更新过功能——后来我们新增了 退换处理业务，客户退的货要核验、销毁、重新上架，但系统没对应模块，只能用Excel记退换货信息，经常和库存对不上，有次漏登记导致客户退货被误当成新货发出，又赔了钱。
而TOPWMS会不断迭代功能，跟着行业和海外仓的业务一起成长。
4.加分项
此外，还有一些加分项，比如系统操作简单易上手，这样仓库的员工学起来就很快，培训成本省了不少，还有就是我们的客户如果用的是妙手ERP、EasyBoss ERP推单到我们仓库就不用钱，这个也是一大好处。
还有一些基础的功能，就不一一列举了，不过选择海外仓软件没有最好，只有最适合自己仓库业务、流程的，我的回答，题主可以参考一下。
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