退货业务也是大部分海外仓都有的业务之一,通常是由于跨境电商货主的商品被买家退货而产生的,
但由于海外仓退货由于来源混乱、入库无预报、信息同步不及时导致入库的退货包裹无法确认货主、退货商品积压等情况的发生,如何解决?我们的海外仓借助TOPWMS海外仓管理系统实现了这样一套流程,让退货入库效率大大提高。
一、货主直接提交退货单
这是最理想状态,由货主在商家端提交退货申请并生成退货单。随后,仓库端在系统中接收这些退货单,并对退回的实物商品进行核验,检查其数量、质量及完好状态。根据查验结果,仓库操作人员将在系统内更新商品状态(如良品、次品),并执行相应的库存更新操作,如将可再次销售的商品重新上架入库。
这种模式下,可以这样操作:
(一)卖家提交退货单
1、如果订单商品还未出库
即买家取消订单的时候,仓库还没拣货打包,我们会让卖家在TOPWMS商家端=>订单=>我的订单中,在“已提交”状态下拦截订单,并将信息同步给仓库,那么仓库端也将接收到信息,不处理这个订单。
 
 
2、如果订单商品已经出库
如果商品已出库,仓库拣货的操作已经进行,此时我们会让卖家可以进入退货=>退货单去新增退货单,可选择订单退货或新建手工退货单,点选后,会跳转到订单中的“已出库”状态,找到需要退货的订单,点击订单右侧的【RAM管理】,并在弹窗中填写相关信息后,点击【仅保存】/【提交到仓库】;
 
  
 

那么在卖家提交退货单后,仓库需将退货商品以包裹形式寄回指定仓库。仓库在收到退货包裹时,可进入TOPWMS入库模块=>退货入库=>签收退货单,在界面中扫描退货单号/运单号/订单号,核对订单信息、商品信息及数量,签收后,负责入库的人员,可进入入库=>入库上架,扫描退货单号后,核对商品信息、数量,点击【上架入库】,商品库存就会增加,此时会再扣除一次上架费。


此外,在签收退货单时,签收时,直接点击签收并上架/丢弃,在弹窗中可以设置上架数量、仓位、丢弃数。

如果遇到异常订单,点击【异常】,在弹窗中输入异常原因,可附图片,点击【确定】后,退货单会转为异常退货单。

(二)知道退货是谁的,但是仓库没收到退货订单推送的信息
一般来说,订单取消或客户退货场景下,通常需要由卖家在商家后台主动发起并提交退货单。然而,在实际运营中可能遇到特殊情况,例如卖家因故未在系统内提交退货申请,但退货包裹已被仓库实际接收。针对此类"无单到货"的异常情况,如果我们刚好知道货是哪个客户的,那么我们会在TOPWMS系统中去创建退货单,以确保实物与系统信息能够及时同步,避免包裹滞留。下面是操作流程:
1、仓库收到退货包裹后,进入TOPWMS入库模块=>签收退货单,扫描时会弹出3个按钮,点击【创建退货单】,在弹窗中,需要先选择退货客户



继续扫描SKU商品代码,核对商品信息及数量后,可以对商品做上架、丢弃、异常处理;

(三)遇到无主包裹
但有的时候,仓库也会受到一类退货,不知道货主是谁,也没有接收到退货单,此时,我们仓库的操作如下:
1、仓库收到退货包裹后,进入入库=>签收退货单,扫描时无法查到待签收退货单,会弹出3个按钮,点击【新增退货认领单】


在弹窗中输入退货商品的信息后,点击【发布】,即可创建退货认领单

后续可在【认领退货单】界面查看认领状态。


同时,我们还会在客户群发布相关的消息,让货主去商家端上认领,认领时,商家是需要填写正确的退货信息。

随后,仓库就能开始重新签收退货包裹并上架。
我们的海外仓,借助TOPWMS海外仓管理系统的退货功能,通过对不同退货场景的划分并给出解决方案,极大改善了此前退货包裹堆积的问题,让仓库的库容浪费得到很好的解决。
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 做海外仓的小智 · 2025年10月31日
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