海外仓生意越做越大,还在用Excel和人工管理?那么你的仓库离“失控”可能只有一步之遥!一件代发业务的复杂性,早已超出了传统仓储的范畴。从多平台的订单处理,到错综复杂的费用核算,再到令人头疼的退货处理,每一个环节都是拖垮仓库的黑洞。
而海外仓WMS(仓库管理系统)正是破解这一局面的关键,那么在海外仓业务的各个环节,海外仓WMS管理系统到底发挥着什么作用呢?我这边以我们的东南亚海外仓正在使用的TOPWMS海外仓管理系统在一件代发业务场景下的几大模块为例,为大家拆解一下。
1.备货入库

在备货入库环节,海外仓会遇到的挑战是:商品信息、备货清单、备货跨境物流状态、入库核验、上架操作、到仓后商品状态、入库数据同步等几个节点的挑战。
传统备货入库形式,发货信息(如预计到合时间、商品明细数量)常与仓库脱节,仓库无法预判到货量,导致人力(如叉车、收货员)和率位临时调配混乱,实际到货商品与订单明细不符(如少发、多发、错发SKU),人工核对耗时且易遗漏。
而我们仓库在使用TOPWMS海外仓管理系统后,客户是需要提交备货单到仓库,上面附带物流信息,仓库也能看到备货状态,仓库可提前安排相关的人力,且备货到仓后,通过扫码核验,可解决人工核对耗时且遗漏的情况。


在上架时,传统上架时需要人工核对商品与订单依赖内眼识别SKU/标签,错误率较高,且凭人工经验分配库位(如“就近堆放”),易导致同品类分散、库位浪费。
使用TOPWMS后,可通过PDA扫码自动识别SKU及标签,上架时系统内置的仓位推荐可推荐合适的库位,提高上架效率,扫码上架后数据自动更新,快速同步给客户,确保库存数据及时更新不出错。

2.一件代发出库
一件代发出库的业务特点在于:小包裹发货操作琐碎,工作重复性高,货物分属不同客户,人工记忆/Excel管理容易产生混乱,仓库资源利用率低,此时,如果仓库没有WMS的,那么在订单推送、仓库处理订单、拣货、打包贴单、物流回传、出库数据更新都会出现问题。
在订单推送环节,TOPWMS已实现与Shopee/TikTok Shop/Lazada等主流电商平台、妙手ERP/EasyBoss ERP等主流ERP的深度对接,当客户店铺出单后,订单可以快速推送到海外仓,避免人工录入导致的1-2小时延迟,影响后续的发货动作,且TOPWMS的商家端支持自动提交订单,避免紧急订单、当日交付订单错过发货时效。

在订单处理环节,通过系统,自动获取订单信息,根据原本设定好的波次规则,快速汇总订单,生成波次或直接按单分拣,通过PDA并快速判断商品所在的仓位,快速拣货打包,发货给买家,还可开启二次核验流程,减少错发、漏发的情况发生。
在打包环节,支持包材智能推荐,可扫描或选择包材,可根据商品自动为订单添加大小最合适的包材,还支持预设不同渠道的面单模板,确保缩短打包时间,为解决海外仓耗材浪费严重、打包效率低下、物流计费误差等问题。

此外,TOPWMS还支持打包视频录制,这个可以有效防止在后期因为丢包、掉件导致的索赔产生的损失。

3.财务核算
海外第三方仓储和普通的仓库对比,除了基础的仓储业务,还会拓展如一件代发、退货处理等业务,而且海外仓往往会有相当多的客户,不同地区仓库的客户对服务要求差异不同,且海外仓存储的商品体积、重量可能还会有较大的差异。如果使用传统Excel记账,业务和财务统计分离,导致规则适配性差、特殊场景漏记、商品属性误差、数量统计错误、对账周期长等问题,我们仓库在财务核算上也踩过不少坑,使用TOPWMS后有很大的改善。
TOPWMS支持针对不同客户对服务(如出库、仓储、退货等)的计费要求差异大。系统支持自定义规则并按客户/客户组分配,避免了人工手动计算的繁琐和误差,确保计费方式与客户约定精准匹配。

而且,系统根据商品实际出入库记录、库龄变化等实时数据,自动统计消费明细,避免了人工统计中可能出现的漏记、错记,客户在OMS端也可以直接查看财务明细,账单清晰,避免了后期对账扯皮。

除了上述这些功能,由于引入了TOPWMS海外仓管理系统,效率变高了,仓库的业务量也逐步提升,还有重要的一点时,库存数据变准了,客户在妙手ERP和EasyBoss ERP,或者时OMS端,还可以设置多平台多店铺库存同步,规避超卖问题,客户对于仓库的信任也就提高了。
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 做海外仓的小智 · 2025年10月31日
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